オフィス内の経費の削減に取り組んではいるのに思うように効果が出ない、意外とみなさん同じ悩みを抱えているようです。実はこれ、オフィス内で見落としがちな2大コストに対策するだけで解決することがあります。

その2大コストとは通信費・光熱費です。もちろん、他の経費を無視して良い訳ではありませんが、まずはこの2つのコストから見直してみましょう。ある程度、慣れてくれば他の細々とした経費にも対応できます。

そこで、今回はオフィスで見落としがちなコストへの対策に付いてご紹介します。また、経費を削減する上で決して忘れてはいけない3つの基本についても触れていきますので、実践する前にはぜひチェックしてみてください。

1．経費を削減する3つの基本

「経費が思うように削減できない」「削減への対策がスムーズに進まない」など、みなさまは悩んでいませんか？もしかすると、オフィス内の経費を削減する基本ができていないだけかもしれません。

基本としてオフィス内の経費は「物」です。「人」のように感情や体調などで敏感に変化するものではないので、正しく選択さえできれば常に一定の成果が得られます。そのための3つの基本です。

①現状の経費を整理する

分かりやすいのがトイレットペーパーや掃除用具などの業務備品です。実は、オフィス内の経費の無駄遣いのほとんどは、こうした業務備品の現状が把握できずに大量買や重複買などにより発生します。

反対に、きちんと現状が把握できさえすれば無駄をなくして経費の削減に繋げられます。ちなみに、この考えは業務備品だけでなく通信費・光熱費・郵便費などあまり形として見えないものにも当てはまります。

②管理部門を明確にする

現状が把握できたのであれば、次は各部署ごとに経費（備品）の管理部門・管理者を明確にします。例えば、トイレットペーパーや掃除用具は庶務、法人携帯やパソコンなどの情報端末はシステム部などです。

管理部門ごとに各備品の貸し出しや管理を行うことで、不要な備品の購入や消費を抑えられます。また、専門部署があることでトイレットペーパーの不足やパソコンの故障など備品のトラブルにも迅速に対応できる訳です。

③明確なルールを設定する

ただし、全権を管理部門（または個人）に委ねるのは経費の私的利用が発生するかもしれません。そこで管理部門を明確にした後は、最後に備品ごとに利用ルール・方針などを全体が納得する形で設定します。

例えば、備品の利用者は専用の用紙に記名する。法人携帯での通信相手は関係者のみなど、基本的なところだけルール化するのでも十分な効果を期待できます。それだけ経費の無駄遣いは発生しやすいのです。

2．通信費への対策

冒頭で紹介した通り、オフィスの経費として見落としがちなのが「通信費」です。最近では、全体の7割ほどのオフィスが社員に法人携帯を貸与しているというデータがあります。それだけビジネスに通信費が掛かる訳です。

ただ、「当たり前だから」と見落としていたのでは経費は削減できません。むしろ、欠かせないものだからこそ対策をすることで大きな削減に繋がります。削減ポイントは「大手キャリアのプランを鵜呑みにしない」ということです。

①プランには交渉の余地がある

法人携帯として大手キャリア（ドコモ・au・ソフトンバンク）のプランを鵜呑みにしていてはまず通信費は削減できません。例えば、スマホ向けプランの月額料金はどのキャリアもおよそ3,000円/回線と差がないのです。

そこで法人間で個別に条件を設定できる「相対契約」を行います。相対契約では回線数や求めるサービスに応じてキャリア側と交渉しプランとは異なる月額料金を設定します。交渉次第ではプランよりお得！に契約できる訳です。

②無料通話アプリを活用する

現在、法人携帯としてスマホの普及率は3割程度とまだ低いものの、その利便性から今後はさらに増えることが予想されます。中でも、スマホの一番の特徴はアプリをインストールすることで機能を後付けできることです。

例えば、LINEやSkypeなどに代表される「無料通話アプリ」です。これらアプリはネット回線さえ繋がっていれば無料！で音声通話・TV通話ができるもので、社員間での情報のやり取りであれば電話するよりも便利と言えます。

③社員一人ひとりに権限を与える

通信費で最も無駄が多いのが「通話料金」です。みなさんの中にも「部下からのちょっとした相談電話が多い」「どうでも良いことで判断を仰がれる」など困っている方も多いのでは？法人携帯で気軽に通話できるのが大きな原因です。

反対に、社員が自分で判断・行動できる権限さえあればちょっとした内容で上司に確認する必要はありません。法人携帯はあくまで必要な連絡事項の場合にのみ、これを徹底できれば通話料金から通信費は削減できます。

3．光熱費への対策

通信費の他にオフィスで見落としがちな経費は「光熱費」です。例えば、照明機器やOA機器、空調機器などの光熱費というのは明確に目に見えないものだからこそ把握しづらいと言えます。

しかし、ちょっとポイントを掴めば照明機器やOA機器などの光熱費の無駄の多さに気がつきます。削減ポイントは「必要なものだけ残す」です。無駄を削ればそれだけ他のものに予算を回せます。

①エアコンの設定温度を2度変更する

夏場・冬場はもちろんですが、オフィス内では常にエアコンが付いていると思います。夏場は26度・冬場は28度ほどの設定ですか？であれば、まずはエアコンの設定温度を夏場は28度・冬場は26度に設定しましょう。

実は、オフィス内で使用される業務用エアコンは設定温度を1度変更するごとに消費電力がおおよそ10％変化します。つまり、夏場に26度だったものを28度と、2度ほど高く設定するだけで単純に20％も削減できる訳です。

②照明は必要な部分だけを残す

当たり前ですが、快適なオフィスには明るい空間が欠かせません。だからと、オフィス内はもちろん通路やトイレ、給湯室と全ての照明を点ける必要はないのです。あくまでデスク周りが十分に明るければ快適に作業できます。

また、さらに照明からの光熱費を削減したいなら蛍光灯から「LED照明」に切り替えるのも1つの手です。LED照明は導入に経費が掛かるものの、蛍光灯に比べて消費電力は1/2以下である上に寿命は10年と長く使えます。

③複合機は省エネ設定にする

エアコン・照明に比べると小さいものの、業務時間内は常に稼働しているだけに複合機も光熱費に関係します。ただ、最近では各メーカーが毎年のように省エネ設計を高めた機種を発表しています。

もし、オフィス内に最新機種が導入されているなら「省エネ設定」にしましょう。反対に、古い機種であるなら最新機種への切り替えを検討しても良いかもしれません。長い期間で考えるとそちらの方がお得！です。

4．まとめ

今回は、オフィス内で見落としがちな2大コストである通信費・光熱費を削減する対策についてまとめてみました。いかがでしたか？削減ポイントは「プランに乗せられない」ことと「必要なものだけ残す」ということです。

どちらにも言えることですが、オフィス内の経費には無駄が数多くあります。経費の削減とはこの無駄を見つけ出す作業です。ぜひ、経費の無駄から上手に削減していき余裕のあるオフィスの環境整備を実現してください。