オフィスの経費と言えば光熱費や設備費などがあるとは思います。しかし、それらの中でも特に経費に直結しやすいのが「通信費」、いわゆる法人携帯（ガラケーやスマホ）の月額料金や通話料金などです。

ただ、社員間での情報のやり取りはもちろん取引先への対応にも法人携帯は欠かせません。単純に「携帯を使うな！」というのでは日々の業務に支障が出てしまいます。では、どうすれば良いのでしょうか？

実は、オフィスの通信費は3つのステップを踏むことで削減が可能です。今回の記事では、これらステップごとに詳しく解説していきます。中には、通話料金を無料！にする方法もあるのでぜひ参考にしてください。

1．ステップ1：通信費の内容を把握する

オフィスの通信費を削減するには、まずは「通信費の内容を把握する」ところから始めましょう。これは全ての経費に言えることですが、何にどれだけ予算を消費しているのか？現状が分からないことには対処が打てません。

ちなみに、通信費の内容を把握したからと「いくら削減しなさい！」と精神論で対応は逆効果です。法人携帯の利用状況は利用者ごとに異なるので、一人ひとりに合わせた指導や対処を考える必要があります。

①利用者の基本情報を集める

通信費の現状を把握するには、利用者に関する基本情報を集めるところから始めます。

・利用者名
・通話料金
・通話相手
・通話時間
など。

この段階で細かく情報を集めることで、利用者個人はもちろん役職や部署ごとに利用状況の特徴が見えてきます。例えば、社員同士の通話が多いのであれば同一キャリア間の無料通話のプランを選ぶことで対処が可能です。

②複数の視点で現状を把握する

ただ、実際に情報を集めるとなるとオフィスの規模によっては時間が掛かります。また、社員によっては調査自体を拒否・虚偽の申告をしてしまうこともあるでしょう。そんな時は複数の調査方法を活用するのが効率的です。

・ヒアリング…利用者ごとに対面で情報を聞き出す
・選抜…対象者を選抜し一定期間内の情報を提出させる
・アンケート…アンケート用紙を使用し一斉に情報を集める
・通話明細…キャリア側から各端末ごとの通話明細を取得する

ちなみに、最近の大手キャリア（ドコモ・au・ソフトバンク）では法人携帯向けに管理画面を設置し、各端末の通話明細を簡単に入手できます。この通話明細に他の調査方法を組み合わせるのが正確なのでおすすめです。

③原因を考えてプランを立てる

十分な情報が集まったのであれば、なぜ通信費が多いのか原因を考えましょう。例えば、営業職は取引先と夜間の通話が多いかもしれませんし、技術職は海外の技術者と頻繁にやり取りしているかもしれません。

原因が分かればそれに合わせてプランを立てるだけです。オフィス全体で同じプランに加入していると思いますが、それでは状況の異なる利用者に対応できないでしょう。状況に合わせて個別にプランを検討することも必要です。

2．ステップ2：月額料金をお得！にする

現状を把握し原因が見えてきたのであれば、あとは状況に合わせてお得！なプランを検討するだけです。ただ、法人携帯の通信費は月額料金・通話料金・通信料金など細かく分類されており全てを把握するのは大変です。

そこで、次は月額料金をいかにお得！にできるのかを考えましょう。実は、法人携帯はただ大手キャリアから提示されるプランに契約するだけではありません。おおよそ3つの選択肢を知るだけで月額料金をお得！にできます。

①キャリアと直接交渉する

ドコモ・au・ソフトバンクなどの大手キャリアの提示するプランをただ契約していませんか？実は、大手キャリアの提示するプランはサービス内容が微妙に異なるだけで月額料金自体はほとんど変わりません。

そこでおすすめなのがキャリアと直接交渉できる「相対契約」です。相対契約とは法人同士で個別に交渉し契約するもので、条件によっては無料通話プランを月額料金1,000円/回線ほどで契約できることもあります。

②格安SIMという選択肢

法人携帯は大手キャリアだけと思っていませんか？最近では、数多くの格安SIMが参入しており、中には法人携帯を提供しているところもあります。当然、「格安」と名前が付いているだけに大手キャリアに比べて月額料金はお得！です。

例えば、楽天モバイルの「050データSIM」は発信・着信が可能な050番号が付いて月額料金645円/回線からです。また、Y!mobileの「通話かけ放題」であれば月額料金1,934円/回線からで通話無料サービスが付いてきます。

③個人携帯を業務に活用

あまり法人携帯を使わないのであれば、代わりに個人携帯を業務に活用するのも1つの手です。個人携帯はあくまで社員個人が契約者、法人携帯のように月額料金は発生しません。通話料金や通信料金のみです。

ただ、個人携帯は法人携帯とは異なりプライベートでも使用されます。当然、社員の中にはセキュリティ対策が甘いこともあり、法人携帯と比べるとウイルス感染や不正アクセスによる情報漏洩のリスクは高く注意が必要です。

3．ステップ3：通話アプリを活用する

先ほど、通話料金は月額料金に比べてプランが複雑で削減は面倒臭いと紹介しました。ただ、これは大手キャリアや格安SIMなどのキャリアのプランの話で、スマホの「通話アプリ」を利用すれば意外と簡単に削減できます。

しかし、詳しい説明の前に注意したいのは通話アプリはデータ通信を利用していることです。プランによってはデータ量に応じて通信料金が加算されることもあります。実践する際にはデータ通信がし放題のプランを選びましょう。

①IP電話サービス

ネット回線を使用した通話方式として同じみの「IP電話サービス」です。その特徴は、IP電話同士であれば通話無料！となる上に、一般的な国内通話・海外通話もキャリアに比べてお得！に利用できます。

例えば、「050-plus」と呼ばれる通話アプリは月額料金324円/回線からです。また、「050」から始まる固有番号が付与されるので、ネット回線にさえ繋がっていれば携帯・固定電話・IP電話などからの着信にも使えます。

②無料通話アプリ

IP電話サービス以上におすすめなのが「無料通話アプリ」です。その特徴は、アプリ同士であれば音声通話・TV通話・同時通話が全て無料！であることとチャット機能やデータ転送機能などを使えることが挙げられます。

例えば、「LINE」「Skype」「Facebook」「ChatWork」などはビジネス向けとして有名と言えます。中でも、LINEやSkypeなどは日本国内でも広く普及している無料通話アプリなので、社員間での通話に便利です。

4．まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は、オフィス内の経費でも大きな割合を占める「通信費」を削減するアイディアをまとめました。通信費の削減には、まず現状を把握・原因を考え・プランを決めるの3つだけです。

中でも、現在の通信費について利用者個人レベルで詳しく調査するのは大切で、この段階を飛ばしてしまうと適切なプランを選べません。反対に、現状さえ正しく把握できれば選ぶべきプランは自然と見えてきます。

ちなみに、社員間の連絡程度であればLINEやSkypeなどの無料通話アプリで通話料金にかかる通信費を削減できます。ぜひ、紹介した内容を参考により効率的な法人携帯の運用を検討してみてください。