企業にとって利益を上げることが最大の目標、反対にいかにオフィスに掛かる経費を削減するかは課題と言えます。ただ、利益の追求とは異なり経費の削減というのは社員側があまり積極的にならない課題です。

ではどうすれば良いのか？それは「企業側からアイディアを出す」ということです。とは言え、実際に企業側から提案するにしても経費を削減できるアイディアというのは簡単には出てきません。

そこで、今回はすぐに実践できる！オフィスの経費を削減できるアイディアを3つのブロックと番外編に分けてご紹介したいと思います。意外なところに経費を削減できるアイディアは転がっているものですよ。

1．通信費編

オフィスの経費を削減するなら通信費から見直すのがおすすめと言えます。なぜなら、通信費は意外と無駄が多く対処がしやすいためです。

①法人携帯のプランを見直す

法人携帯（スマホ）の月額料金は3,000円/回線ほど。社員数が10人20人程度ならまだしも、100人1,000人規模にもなると月額料金・通話料だけで数百万〜数千万円/月というのも珍しくありません。

実は、法人携帯では法人とキャリア間で独自の条件で契約する「相対契約」ができます。他キャリアに乗り換え、新入社員のための追加契約などの際にはよりお得！なプランになるよう交渉するのがおすすめです。

②社員間通話に無料通話アプリを利用する

通話料を削減したいのであればLINE・Skype・ChattWorkなどの「無料通話アプリ」を活用するのもおすすめです。これら無料通話アプリではネット回線にさえ繋がれば無料！で音声通話・TV通話ができます。

ちなみに、上記の無料通話アプリは複数人でのグループ通話・チャットも可能です。また、文章・画像などのデータのやり取りも気軽にできるので、経費削減だけでなく社員間のコミュニケーションの向上にも役立ちます。

③郵便物をできるだけ電子化する

オフィス内の経費として意外と見落としがちなのが「郵便物」です。郵便物と聞くと箱物を思い浮かべるかもしれませんが、契約書やDMなどの小さな書類なども数が多くなれば経費を圧迫します。

最近ではクラウド上で契約を締結できるサービス（CLOUD SIGNなど）やインターネットFAX（eFaxなど）も提供されています。また、郵便物が多いなら宅配業者（佐川急便など）と法人契約を結ぶのも良いでしょう。

2．光熱費編

通信費を見直したいなら、次にオフィスで経費を圧迫しているのは「光熱費」です。中でも電気代の削減というのはオフィスを運営する上で大きな課題と言えます。

①電気の契約プランを見直す

空調・照明・OA機器などオフィス経営において電気代はある程度の覚悟が必要です。特に、最近では脱原発が叫ばれる影響で毎年のように電気代の値上げも進んでいます。

ただ、反対に政府の推奨する「電力自由化」も進んでおり、今では大小様々な電力会社が参入し多くの料金プランから選ぶことができます。オフィス周りの電気会社を比較すると意外とお得！なプランが見つかるものです。

②照明をLED電球に取り替える

一般的な蛍光灯の電気代は1年間（1日8時間）で10,000円/個ほど。オフィスの規模によっては10本100本とあり地味に経費を圧迫します。また、蛍光灯は寿命が2年〜3年ほどと定期的な交換も必要です。

その点、LED電球は設置費こそ高いものの電気代は1年間で5,000円/個ほど。寿命も10年ほどと長く定期的な交換も必要ありません。また、政府からLED設備への切り替えに補助金が出る場合もあります。

③エアコンの温度を2度ほど調節する

エアコンの温度を調節するのも、電気代に関わるオフィス内の経費の削減に繋がります。例えば、真夏にエアコン（冷房）を26度から28度に2度上げるだけで消費電力を20％ほど削減が可能です。

ちなみに、オフィス内の設定温度を2度上げただけでエアコン1台当たりの電気代を3,000円ほど削減できた事例もあります。もし暑いのであれば、電気代（1円/時間）のお得！な扇風機と併用するのもおすすめです。

3．事務費編

オフィス内の経費として細々と積み重なるのが「事務経費」です。事務経費を上手に見直せれば長期的な経費の削減に繋がります。

①サーバーをクラウドサービスに切り替える

オフィスの情報管理に外部サーバーを活用しているところは多いと思います。ただ、ビジネス向けの外部サーバーというのは意外と高く、例えば「さくらの専用サーバー」では一般的なもので50,760円（税別）/月ほどです。

その点、クラウド型のサーバーであれば数千円/月から始められるものもありお得です。また、クラウド型であればタブレット・スマホなどからアクセスできるのでより柔軟に情報の管理・運営ができます。

②コピーは両面・白黒を徹底させる

オフィス向けのコピー機の印刷代は白黒で3円/枚ほど、カラーで20円/枚ほどが相場です。つまり、10部100部と用意する会議資料を全てカラーにしていたら経費として積み上がります。

また、少しの差ではありますが印刷用紙にも経費が掛かります。クライアントに見せる資料でないのなら、オフィス内でのコピーは「両面・白黒」を徹底させた方がお得です。

③ネットバンキングで手数料を浮かせる

企業として取引を進める上で銀行間の送金が頻繁にあります。当然、ほとんどの銀行では他銀行への送金には手数料が発生します。中には、同銀行でさえ手数料が取られる場合もあるほどです。

実は、最近ではSBIネット銀行のような「ネットバンキング」が数多く開設されており、その多くがATM利用や送金の手数料を無料としています。銀行との繋がりは大切ですが、経費削減としてネットバンキングは1つの手です。

4．番外編

オフィス内の経費削減として「通信費」「光熱費」「事務費」などを考えるだけでも十分です。ただ、それら以外にも経費を削減するアイディアはまだまだあります。

①出張にパッケージツアーを活用する

企業として大きくなるにつれて出張の頻度や範囲も広がります。その際、交通費（新幹線や飛行機など）や宿泊費（ホテルや旅館など）はもちろん接待費など様々な経費が必要です。

正直、接待費の削減は難しいと思いますが、交通費や宿泊費などは大手旅行会社（JTBやHISなど）の「パッケージツアー」を活用する方法もあります。個別に予約するより断然お得です。

②参考書類の準備に図書館を利用する

生涯学習と言いますが、事業を拡大する過程で社員教育のために書籍を揃える機会は意外と多いものです。その都度使いまわせるものであれば良いですが、情報は時代とともに変わるので難しいと言えます。

そんな時は図書館から参考資料を借りてくるのも1つの手です。図書館は無料で書籍を借りられる上に新旧様々な資料が揃っているので、わざわざ書籍費を捻出する必要もなくお得！に情報を集められます。

③社員から削減アイディアを募る

オフィス内の経費削減で最も苦労するのは社員の意識改革です。いくら企業側が経費削減に乗り出したとしても、経費を消費している社員側が乗り気でなければ十分な効果は望めません。

おすすめは「社員から削減アイディアを募る」ということです。その上で、素晴らしいアイディアに一定のインセンティブ（褒賞）を付けることで、社員側の意識改革とともに思わぬアイディアが手に入ります。

5．まとめ

いかがでしたか？今回は、オフィス運営で課題となる「経費の削減」について大きく3つのアイディアを紹介しました。まずは紹介した「通信費」「光熱費」「事務費」の3つから見直してみましょう。

オフィス内の経費の削減はアイディア次第です。ただ、そのアイディアを発見するのが難しいもので、企業側と社員側が一丸となり取り組む必要があります。経費の削減は企業側だけではまず成功しません。

ぜひ、上手に社員側の意識改革を進めつつ「経費の削減」という課題を解決して下さい。