大小あるものの、どこのオフィスでも経費の削減は進めているものです。ただ、「コピー用紙を節約しなさい」「古いパソコンを使い続けなさい」など締め付けすぎるとオフィス内の快適性とともに生産性も失われてしまいます。

では、どうすればオフィス内の快適性を落とさずに業務備品を削減できるのでしょうか？ポイントは3つ、
・無駄を無くす
・便利に頼らない
・使わない環境づくり

です。おそらく「なんだそれ？」と首をかしげた方も多いでしょう。

そこで、ここではオフィスの経費のために業務備品を上手に削減するアイディアをご紹介したいと思います。基本的に上述した3つのポイントに沿った内容になっているので、ぜひ内容と照らし合わせながら参考にしてみてください。

1．業務備品を削減する基本

いざ業務備品を削減するとして、どこから手を付けていいのか分からなくなると思います。その上、業務備品はどれも日々の業務に欠かせないものばかりで、下手に削減してしまうとオフィス内の作業が滞る原因です。

ただ、業務備品の削減は基本さえ押さえてしまえば意外と簡単に実践できます。また、これからも必要なものだからこそ、上手に削減できれば長期的に見ても経費を大きく浮かせる手助けになるでしょう。

①買う前に比較する

例えば、ボールペン・スティックのり・ホワイトボードマーカーなどは頻繁に消費する業務備品です。そして、これら業務備品の多くは文房具店・事務用品専門店・100円圴一など幅広い店舗で販売されています。

まずは、買う前に比較しましょう。店舗によってホワイトボードマーカーが100円の場合もあれば50円の場合もあります。「この業務備品はここが安い！」と把握しておけば長期的に見て経費の削減に繋がります。

②管理者・利用者を把握する

一角に業務備品（予備）の棚を設けているオフィスは多いと思います。次は、業務備品全体・個々でも良いので管理者を明確にしましょう。社員にとって業務備品はオフィスのもので適当に扱いやすいものです。

例えば、管理者を中心に業務備品の利用者名簿を管理しておく、借りた業務備品は責任を持って返すシステムを作るなどです。管理するだけとシンプルなものですが、意外と業務備品の無駄がなくなり削減できます。

③セールを活用する

オフィスの業務備品は無くなってから発注をかけている場合がほとんどではないですか？であれば、専門業者のセールに合わせて多めに発注しておくのも1つの手です。もちろん、業者によって割引率が異なるので比較も大切です。

業務備品というのは消費が激しい上に日々の業務に欠かせないものばかり、安い時に多めに発注しておくことで経費の削減が期待できます。ただ、大量発注は無駄な大量消費にも繋がるので管理だけは徹底しましょう。

2．業務備品を削減するアイディア

オフィス内の業務備品は比較・管理・まとめ買いが基本とのことでした。ただ、業務備品はボールペン・スティックのりなどの消耗品ばかりではありません。オフィス家具・OA機器・パソコンなど長く使用するものも含まれます。

当然、それら業務備品もアイディア次第で削減が可能です。むしろ、一つひとつに対する価格が高いだけに経費の削減としてはより効果が高いと言えます。では、実際に業務備品を削減する具体的なアイディアを見ていきましょう。

①オフィス家具はレイアウトを考える

オフィス家具と言えばデスク・椅子・キャビネットなど、どれも大きくオフィス内を占領しがちです。しかし、レイアウトを少し変えてみるだけで意外とオフィス家具の数を減らすことができます。

また、営業職のようにあまりデスクを使用しない社員の自席をなくすのも1つの手です。1人1台のデスクを用意するのではなく、大きなデスクを設置して自由席にするのも良いでしょう。

②OA機器は新品・中古・リースがある

OA機器と言えばコピー機・プリンター・ファックスなど、数は少ないながらもオフィス用となれば安いもので50万円から高いもので500万円近くするものまであります。とりあえず最新・高性能なものを選びがちでは？

OA機器には新品・中古・リースと3つの選択肢があります。予算があるなら新品でも良いでしょう。しかし、業務備品に掛かる経費を削減したいなら、中古・リースなどから必要な機能の付いたものを選ぶのがおすすめです。

③パソコンは管理できる社員を置く

最近では社員一人ひとりにパソコンを支給しているオフィスも珍しくありません。パソコンは1台の値段が10〜20万円ほどする上に、精密機器として定期的な故障・不具合に対して保守費用が掛かります。

その反面、ある程度の知識さえあればパソコンは個人で修理・整備が可能です。オフィス内にパソコンに詳しい社員がいればそれで良いですし、居ないのであれば担当社員を置いてしまえば保守費用を削減できます。

3．業務備品の削減は組織的に

業務備品を削減する基本・アイディアと紹介してきました。基本的に業務備品の削減はアイディア次第だとご理解いただけたと思います。ただ、社員側にとって業務備品の削減は面倒臭いことと理解する必要があります。

自分の財布から出ているものではないのですから当然です。しかし、業務備品の削減はそれを使用する社員側が協力的でなければ成功しません。だからこそ、いかに社員が気持ちよく削減できるかがポイントとなるのです。

①「削減＝成長」と理解させる

社員の多くは業績に関係なく給与が保証されているものと考えています。しかし、当然ですが業績が良ければ給与は上がりますし、反対に業績が落ち込めば給与は下がるどころかリストラさえありえるのです。

業務備品（経費）の削減は、予算に少しでも余裕を持たせて業績を良くする効果が期待できます。まずは社員全体に「削減＝成長」であることを理解させ、その上で対策を実施するのが効果的です。

②削減率に応じて褒賞を与える

ただ、社員も人間ですか明確な利益がないと積極的になれません。特に、業務備品の削減のように細々として結果の見えにくいものに関してはなおさらです。つまり、社員が率先して参加したい目的を作る必要があります。

例えば、部署ごとにグループ分けし削減率に合わせて褒賞を与えるなどです。また、オフィス内でアイディアを募り、採用されたものに褒賞を出すのも良いでしょう。自身が提案した内容であれば社員側も積極的に参加できます。

③管理者から率先して削減する

業務備品の削減において、最も重要と言えるのは「管理者が率先する」ということです。正直、自分が社員として削減しているのに、社長・専務・部長など管理者が散財していたのではやる気がなくなります。

管理者はオフィス内で最も注目される存在です。まずは管理者から率先して削減する姿勢を見せることで、自然と社員も後を追うことでしょう。ただし、あまり上から押し付けると逆効果なので注意が必要です。

4．まとめ

いかがでしたか？今回は、オフィス内の快適性を保ちつつ業務備品につ削減する方法についてまとめてみました。詳しく紹介してきましたがポイントは3つ、無駄を無くす・便利に頼らない・使わない環境づくりだけです。

特に重要なのは3つ目の「使わない環境づくり」、いかに社員の意識を変えて業務備品の削減に積極的に参加させるかです。反対に、いくら最初の2つを実践しても使う側の社員が消極的では十分な効果は望めません。

ぜひ、紹介した内容を参考に社員側と一緒に業務備品の削減に取り組んでください。